【会議の質が変わる】「定例会議」と「臨時会議」の役割は？準備不足を卒業するビジネススキルの基本

「また今週も定例会議か…。特に報告することもないのに」
「急に『臨時会議』が入った！何を準備すればいいんだろう？」

入社して驚くことの一つが、会議の多さではないでしょうか。特に毎週決まった時間に開かれる「定例会議」は、いつの間にか「参加するだけ」の形骸化した時間になりがちです。一方で、突発的な「臨時会議」には焦ってしまい、結局何も発言できずに終わる……。

かつての私は、会議の種類を意識せず、すべて同じ熱量（という名の準備不足）で臨んでいました。しかし、この2つの会議には「開催する目的」と「求められる準備」に明確な違いがあります。

この記事では、ビジネス初心者が知っておきたい定例会議と臨時会議の決定的な違いと、「デキる」と思われるための事前準備のポイントを解説します。

この記事を読めば、あなたは会議を「ただやり過ごす時間」から「成果を出す時間」に変えることができます。

【定例会議と臨時会議の違い】役割と目的

まずは、それぞれの会議が「何のために」存在するのかを整理しましょう。

定例会議（Regular Meeting）：情報の同期と習慣化

• 定義：毎週、毎月など、決まったサイクルで開催される会議
• 目的：進捗の共有、軌道修正、チームの意思疎通
• 特徴：「特に問題がないこと」を確認することも重要な目的。小さなズレを早期発見するセーフティネットの役割を持つ

臨時会議（Ad-hoc Meeting）：特定課題の解決

• 定義：トラブル発生時や、急ぎの意思決定が必要な時に随時開催される会議
• 目的：緊急対応、重要事項の決定、ピンポイントな課題解決
• 特徴：「この場で結論を出す」ことが前提。定例会議より緊張感が高い

【比較表】定例会議と臨時会議の準備ポイント

【実践】会議で評価を上げる若手の立ち振る舞い

ただ座っているだけを卒業するために、次のポイントを意識しましょう。

定例会議ではネクストアクションをセットで話す

「順調です」で終わらせず、「順調なので、来週は〇〇に着手します」と次の一手を添えるだけで、自走できる印象を与えられます。

臨時会議では背景を最速で把握する

急な会議に呼ばれたら、開始前に「今日のゴール（何を決めたいのか）」を主催者に確認しましょう。発言のピントが一気に合います。

議事録担当に立候補する

新人のうちは議論についていくだけで精一杯になりがちです。議事録を買って出ることで、内容理解が強制され、成長スピードが加速します。

まとめ

• 定例会議は、チームの健康診断
• 臨時会議は、課題への緊急手術

この違いを理解し、目的を持って参加すれば、会議はあなたの成長を加速させる武器になります。

言葉の違いを知ることは、仕事の解像度を上げることです。解像度が上がれば、迷いが消え、行動が変わります。この記事が、あなたのキャリアをよりスムーズで充実したものにする一助となれば幸いです。