「明日の『会議』の資料、できてる？」
「ちょっとその件で、5分だけ『打ち合わせ』いいかな？」
会社に入ると、毎日何度も繰り返されるこの2つの言葉。
当時の私は、「どっちも人が集まって話すことだよね？何が違うの？」と、言葉を使い分けている上司の意図が全くわかっていませんでした。
ある時、カジュアルな「打ち合わせ」に10枚以上の立派な資料を作り込んで持っていったところ、上司から「そんなに準備しなくていいから、まずは口頭で相談してほしかった」と言われ、自分の空回りっぷりに落ち込んだことがあります。
実は、この2つは「目的」と「ゴール」が全く違います。
ここを理解して準備の量を変えられるようになると、仕事の効率は一気に上がります。
この記事では、ビジネス初心者が迷いやすい「打ち合わせ」と「会議」の決定的な違いを、準備のポイントと私の実体験を交えて分かりやすく解説します。
この記事を読めば、あなたはもう「どのくらい準備すればいいの？」と迷いません。
その場に最適な振る舞いができる、スマートな若手を目指しましょう！
打ち合わせと会議の目的の違いを解説
打ち合わせ：情報共有と「すり合わせ」
- 目的：情報共有・相談・意見交換
- 特徴：結論が出なくてもOK。方向性や進捗の確認が中心
- 準備の目安：メモや簡単な資料があれば十分
会議：意思決定と「承認」
- 目的：意思決定・承認・問題解決
- 特徴：決裁権者が参加し、公式な記録が残る
- 準備の目安：判断材料となる資料・数字・アジェンダが必須
＜私の実体験：目的を間違えて大失敗＞
「会議」をただの情報共有だと思い込み、手ぶらで参加したことがあります。
その場で「で、君の案は？どっちにするの？」と決断を求められ、何も答えられず会議を止めてしまいました。
会議は「決める場所」だという認識が足りなかったと痛感しました。
打ち合わせと会議の違い一覧
| 項目 | 打ち合わせ | 会議 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 相談・共有・調整 | 意思決定・承認・解決 |
| 参加人数 | 少人数（2〜数人） | 関係者全員（多人数） |
| 雰囲気 | カジュアル・柔軟 | フォーマル・厳格 |
| 準備レベル | メモ・叩き台でOK | 正式資料・アジェンダ必須 |
| 議事録 | 任意（メモ程度） | 必須（公式記録） |
打ち合わせと会議で準備を使い分けるコツ
- 打ち合わせはスピード重視
完璧な資料より、「今こう考えています」と早めに相談することが重要です。 - 会議は事前共有が命
重要な参加者には事前に内容を伝えておくことで、決定がスムーズになります。 - アジェンダを確認する
「この場では何を決めますか？」と一言聞くだけで、準備の方向性が明確になります。
まとめ
- 打ち合わせは「相談・共有」のプロセス
- 会議は「決定・承認」のゴール
この違いを意識するだけで、準備のムダは大きく減ります。
まずは明日、予定表を見て
「これは決める場か？それとも相談の場か？」
と考えてみてください。
それだけで、会議室に向かう足取りがずっと軽くなるはずですよ。
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